Die geheime Welt des Wedding Planners: Hinter den Kulissen einer perfekten Hochzeit
In meiner Arbeit als Wedding Planner habe ich schon so manche verrückte Geschichte erlebt. Lies die Geschichten. Mein Ziel ist es, dass das Brautpaar und die Gäste den Tag unbeschwert geniessen können – ohne zu wissen, wie viele kleine Notfälle ich im Hintergrund bereits gelöst habe. Dazu gehören Dinge wie ein vergessenes Ringkissen (zum Glück habe ich ein Ersatz-Kissen dabei) oder die kurzfristige Änderung der Sitzordnung, weil die Location die Sitzreihen für die Freie Trauung nicht berücksichtigt hat oder plötzlich zwei zerstrittene Verwandte doch nicht nebeneinandersitzen wollten.
Eine Besonderheit ist mein Fokus auf das „Unerwartete“. Ich liebe es, kleine Überraschungen für das Brautpaar und die Gäste einzuplanen. Sei es eine unerwartete Tanzeinlage, ein überraschendes Feuerwerk – solche Details machen eine Hochzeit besonders und sorgen für unvergessliche Momente.
Ein Trick, den ich oft anwende, ist der sogenannte „Puffer-Plan“: Ich baue bewusst kleine Zeitpuffer zwischen den einzelnen Programmpunkten ein, um spontane Momente zu ermöglichen oder unerwartete Verzögerungen abzufangen. Diese Flexibilität gibt mir die Freiheit, auf spontane Wünsche des Brautpaares oder kleine Zwischenfälle zu reagieren, ohne dass der gesamte Ablauf durcheinandergerät.
Als Wedding Planner bin ich der Architekt dieser Momente, und ich möchte euch heute einen Blick hinter die Kulissen geben. Dieser Blogbeitrag enthüllt einige meiner Geheimnisse, erzählt von kuriosen Anekdoten und zeigt, wie ich es schaffe, selbst die verrücktesten Wünsche in die Realität umzusetzen. Während viele denken, ein Wedding Planner sei vor allem kreativ, ist tatsächlich Organisation das A und O. Ohne minutiöse Planung würde selbst die kreativste Idee im Chaos versinken. Ich arbeite daher mit Zeitplänen, To-Do-Listen und Checklisten, die ich gemeinsam mit dem Brautpaar abarbeite. Jeder Schritt ist durchdacht – vom ersten Sekt beim Getting Ready bis hin zum letzten Tanz des Abends.
Während der Locationbesichtigung planten das Brautpaar, die Ansprechpartner der Location und wir die Sitzreihen für die Freie Trauung und wo die Hochzeitsbank stehen soll. Die Bank bzw. Schaukel sollte links, schräg gegenüber den Gästen, um eine intime Atmosphäre zu schaffen, aber dennoch offenen Moment zu schaffen, bei dem sie ihren Gästen nahe sind und gleichzeitig den Blick aufeinander haben. Doch als wir am Tag der Hochzeit die Location betreten, erlebten wir eine Überraschung: Anstelle des Mittelgangs waren die Stühle dicht an dicht nebeneinander gereiht, die Bank, die einen besonderen Platz einnehmen sollte, stand nun direkt vor den Gästen. In der Zwischenzeit gab es einen Personalwechsel, die geplante Sitzordnung wurde leider nicht kommuniziert. Während der Vorbereitung besprachen wir diese Situation mit der Location, für sie kam die Anpassung nicht in Frage. Das Brautpaar kam früher um Probe zu laufen. Wir erklärten ihnen die Situation – natürlich in beruhigenden Worten wie möglich. Zum Glück reagierten sie gelassen und stimmten der Änderung zu. Denn letztendlich ist es nicht die Anordnung der Stühle oder die Position der Bank, die eine Hochzeit unvergesslich macht, sondern die Menschen und die Liebe, die gefeiert wird. Als die Zeremonie begann, wurde dieser Gedanke zur Realität. Die veränderte Sitzordnung rückte das Paar mehr ins Rampenlicht als geplant, doch das verlieh dem Moment eine besondere Intensität. Das Paar tauschte Blicke und Worte, die trotz der kleinen Planänderung die Herzen aller Anwesenden berührten.
Einmal fiel der DJ kurz vor der Feier aus, ein anderes Mal musste die Hochzeit wegen eines Sturms spontan nach drinnen verlegt werden. In solchen Momenten ist Flexibilität und Kreativität gefragt.
Bei einer Hochzeit sollte der Hund des Paares als Ringträger fungieren. Was auf dem Papier nach einer niedlichen Idee klang, entpuppte sich als Herausforderung. Der Hund war so aufgeregt, dass er beim Probelauf ständig bellte und sich weigerte, das Kissen mit den Ringen zu tragen. Am Tag der Hochzeit allerdings überraschte uns der kleine Vierbeiner: Er lief stolz den Gang entlang, als hätte er nie etwas anderes getan. Das Publikum war begeistert, und die Ringe kamen sicher am Altar an.
Ein Bräutigam hatte es tatsächlich geschafft, seinen Ehering zu Hause zu vergessen – und bemerkte es erst, als er schon vor dem Altar stand. Glücklicherweise war der Trauzeuge flink und fuhr in Rekordzeit zurück zum Haus, um den Ring zu holen. In der Zwischenzeit unterhielten die Gäste sich prächtig mit einer spontanen musikalischen Einlage des DJs. Niemand schien den kleinen Zwischenfall zu bemerken, und die Trauung konnte kurz darauf mit den richtigen Ringen fortgesetzt werden.
Ein besonders aufregender Moment war, als das Brautkleid einer Braut am Morgen der Hochzeit plötzlich riss. Da ich immer einen Nähest dabeihabe, konnte ich den Schaden beheben, ohne dass die Braut in Panik verfiel. Am Ende sah niemand den Unterschied, und die Braut konnte ihren grossen Tag unbeschwert geniessen.
Ein anderes Mal war das Brautkleid plötzlich zu eng, ihr wurde es schwindlig, war schlecht und bekam fast keine Luft. Wir durften das Brautkleid bzw. die Knopfleiste öffnen und haben das Brautkleid mit der Schnur angepasst. Es war Abend, so war diese Anpassung unauffällig. Die ganze Aufregung, heisser Sommertag, es war 35 Grad und die ganzen Emotionen waren eine Herausforderung. Die Braut lag mehrmals auf dem Sofa und musste sich erholen. Es ging ihr dann inzwischen besser und sie konnte wieder lachen und tanzen.
Alles schien reibungslos zu laufen, bis der Moment kam, an dem die Hochzeitstorte geliefert wurde. Mein Herz blieb stehen. Vor mir stand nicht die dreistöckige, mit zarten Rosen verzierte Vanille-Waldbeere-Hochzeitstorte, die das Brautpaar sich gewünscht hatte. Stattdessen blickte ich auf eine knallbunte Schokoladentorte, verziert mit Motiven aus einem Kinderfilm.
Offensichtlich war die Bestellung vertauscht worden. Ich konnte das Brautpaar unmöglich mit dieser Torte überraschen. Es musste eine Lösung her – und zwar schnell. Die Konditorei versicherte mir, dass die richtige Torte in den nächsten zwei Stunden geliefert werden könnte. Das Problem war jedoch, dass der Anschnitt der Torte bereits in einer Stunde stattfinden sollte. Jetzt war Fingerspitzengefühl gefragt. Ich besprach mich kurz mit dem Brautpaar, erklärte ihnen die Situation – natürlich in so beruhigenden Worten wie möglich. Zum Glück reagierten sie gelassen und stimmten einer kleinen Programmänderung zu.
Während wir die Gäste mit zusätzlichen Aperitifs und einer Verlängerung des Fototermins ablenkten, hielt ich Kontakt zur Konditorei. Als die richtige Torte schliesslich ankam, war der Moment der Wahrheit gekommen. Die Torte war makellos und genau so, wie sie bestellt worden war.
Die richtige Musik spielt dabei eine entscheidende Rolle. Musik ist mehr als nur Hintergrundgeräusch. Sie schafft Atmosphäre, verbindet Menschen und lässt Emotionen aufleben. Die Auswahl der richtigen Musik zur richtigen Zeit kann den Verlauf einer Hochzeit massgeblich beeinflussen. Ob beim Einzug der Braut, dem ersten Tanz oder der ausgelassenen Feier am Abend – die passende musikalische Untermalung ist unverzichtbar.
Wenn ihr euch für eine klassische oder mittelalterliche Hochzeit entscheidet, stehen wir euch als Hochzeitsplaner zur Seite. Ihr planet ein mittelalterliches Spektakulum? Mit viel Wortwitz, Gaukeley und Harmonie, auf dass kein Auge trocken bleibet, treibt Sir Rick seine Spässe mit euch. Wünscht ihr euch eine Hochzeitszeremonie im Stil des Mittelalters, der Wikinger, Kelten, dann berührt die Freie Traurednerin Barbara euer Herz.
Egal, ob ihr gerade erst mit der Planung beginnt oder schon mitten in den Vorbereitungen steckt – ich stehe euch mit Rat und Tat zur Seite. Lasst uns gemeinsam die ersten Schritte in Richtung eures unvergesslichen Tages machen.
Eure Traumhochzeit beginnt jetzt!